8:00 - 20:00

ساعات کاری ما روزهای فرد

09122577022

برای مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید

جستجو
 

ثبت اسناد و مدارک

موسسه حقوقی دادگستر دادخواه > خدمات  > ثبت اسناد و مدارک

ثبت اسناد و مدارک

تعاریف سند:

  1. تعریف سند از نظر واژه :
    از نظر لغت سند عبارتست از تکیه گاه ، متکی بودن ، اتکاء داشتن و هر آنچه که به آن استناد شود. مانند حرفی و یا نوشته ای
  2. تعریف سند از نظر حقوقی :
    سند عبارتست از هر گونه نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد می باشد.
  3. تعریف سند از نظر اداری:
    سند عبارتست از حاصل از خدمت و انجام فعالیتی که از طرف افراد یا سازمانهاي مختلف به صورت نوشته و یا حالات دیگر که با رعایت قوانین و مقررات تهیه و تنظیم شده و براي مراجعات بعدي قابل نگهداري باشد.
  4. تعریف سند از نظر فن بایگانی و امروزه :
    سند عبارتست از کلیه اوراق ، مراسلات ، دفاتر ، پرونده ها ، عکس ها ، نوشته ها ، کلیشه ها ، نمودارها ، فیلم ها ، نوار های ضبط و سایر اسنادی که در سازمان های دولتی تهیه و یا صادر و دریافت شده و به طور دائم و یا غیر دائم در تصرف دولت باشد و از لحاظ نگهداری دارای ارزش های اداری ، مالی ، اقتصادی ، قضایی ، سیاسی ، فرهنگی ، علمی ، فنی و تاریخی و به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دائمی داشته باشد.

انواع اسناد:

  1. از نظر حقوقي
  2. از نظر ضبط اطلاعات
  3. از نظر كاربرد و استفاده ( حفظ و نگھداري سند)
  4. انواع اسناد از نظر ارزشھاي سند:

از نظر حقوقی:
الف- اسناد رسمی:
به هر سندی که در ادارات ثبت اسناد و املاك و یا دفاتر رسمی و نزد مامورین رسمی و در حدود صلاحیت آنها و برابر مقررات قانونی تهیه و تنظیم شده باشد گفته می شود:
مثال :
اسناد مالکیت اموال منقول و غیر منقول ، گواهی امضاء و عقد نامه
ب- اسناد غیر رسمی :
هر سندی که شرایط اسناد رسمی را نداشته باشد. سند غیر رسمی تلقی می گردد.

مثال: قولنامه های بین افراد ، قرارداد های بین اشخاص ، یادداشت ها ، نوشته ها ، مکاتبات ، مراسلات افراد و غیره … و انواع اسناد شخصی

الف- اسناد مکتوب:
کلیه اسنادی هستند که در بحث ارتباطات نوشتاری مطرح هستند.
مثال : مکاتبات اداری ، بخشنامه ها ، آیین نامه ها ، دستورالعمل ها ، احکام اداری ، رای دادگاه ها و مراجع قانونی ، تصویب نامه ها ، لوایح ، صورت جلسه ها ، دستورات کتبی مسئولین ، گزارشات کتبی و ده ها نمونه دیگر باشند.
ب- اسناد غیر مکتوب:
منظور کلیه اسنادی است که به علت پیشرفت علم و دانش بشري و اختراع انواع و اقسام وسایل ارتباطی بوجود آمده ولی غیر نوشتاري بوده به صورت اطلاعات ضبط شده در یک شیئ بوجود آمده اند.
-از نظر کاربرد و استفاده ( حفظ و نگهداري سند)
الف- اسناد جاری
مجموعه اسنادي هستند که کاربرد و استفاده آنها جنبه استمرار داشته باشد
مثال: اسناد مربوط به شاغلین سازمان ها ، بوده سالیانه سازمان ها ، مکاتبات و اسناد در دست اقدام
ب- اسناد نیمه جاری
مجموعه اسنادی هستند که کاربرد و استفاده آن ها در سازمان از حالت جاری خارج شده و به صورت غیر مستمر و یا بر حسب ضرورتی مورد استفاده قرار گیرند.
مثال: اسناد مربوط به بازنشسته ها ، مستمری بگیران ، از کار افتاده ها ، اخراجی ها ، بازخرید شده ها
پ- اسناد راکد
مجموعه اسنادی هستند که براساس قوانین و مقررات و طبق تشخیص کارشناسان اسناد و مراجع رسمی کاربرد و استفاده خود را به کلی از دست داده و در آینده هیچ گونه استفاده ای نداشته باشند.
مثال: شناسنامه هاي باطل شده، احکام مرخصی کارکنان در پایان

پ- اسناد راکد
الف- پرونده های جاری
منظور پرونده ای است که در جریان اقدام اداري قرار داشته کاربرد و استفاده این پرونده در سازمان جنبه استمرار و مستمر داشته باشد.
مثال: – پرونده درخواست وام – پرونده فرد شاغل در سازمان
ب- پرونده نیمه جاری
منظور پرونده ای است که جریان اقدام اداري آن به پایان رسیده و این پرونده به منظور استفاده در آینده نگهداری می گردد. یعنی اینکه براساس ضرورتی و یا به صورت گه گاه مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
مثال: – پرونده وام پرداخت شده – پرونده فرد بازخرید شده در سازمان
پ- پرونده راکد
منظور پرونده ای است که به علل گذشت زمان و رعایت موارد قانونی ، کاربرد و استفاده آن از نظر سازمان و موسسه دارنده و قانون ، به کلی به پایان رسیده است.
مثال: – پرونده وام مستهلک شده – پرونده فوت شده فاقد وارث قانونی
جمع بندي:
مجموعه پرونده های جاري را « بایگانی جاري» مجموعه پرونده هاي نیمه جاری را « بایگانی نیمه جاری » و مجموعه پرونده هاي راکد را « بایگانی راکد» گویند.
۴ -انواع اسناد از نظر ارزش های سند:
الف- تعریف ارزش سند:
ارزش سند عبارت است از مقدار و میزان و درجه و اهمیت و کاربرد و استفاده هر سند براساس
قوانین و مقررات ، براساس این مفهوم ، انواع ارزش های اسناد را در مدیریت اسناد و مدارک ،
می توان به شرح زیر تقسیم بندی نمود.
۱ -ارزش اداری:
آن کاربرد و استفاده هر سند از دیدگاه و یا مفهوم اداری ( سازمان) است.
این مفهوم در بسیاري از موارد به عنوان پسوند واژه ها به کار می رود
مثال: نامه هاي اداری ، احکام اداری ، بخشنامه های اداری ، آیین نامه های اداری
۲ -ارزش مالی :
آن کاربرد و استفاده هر سند از دیدگاه و مفهوم تخصصی امور مالی است
مثال: دفاتر معین ، روزنامه کل در امور مالی ، سند هزینه ، چک، سفته ، اوراق بهادار
۳ -ارزش حقوقی:
آن کاربرد و استفاده هر سند از دیدگاه و مفهوم قوانین و مقررات اجتماعی و یا سازمانی و یا اثبات حق و یا دفاع از حق می باشد
مثال: شناسنامه ، گذرنامه ، مدارك تحصیلی ، سند مالکیت ، سند عقد و ازدواج ، گواهی امضاء ، رای دادگاه